Excel es uno de los programas más necesarios para organizar el trabajo y el estudio, sea cual sea la profesión o el oficio en el que cada cual se desenvuelve. Su practicidad lo vuelve clave tanto para empresas como para alumnos. Esto es así, porque es fundamental a la hora de buscar empleo.
Se estima que al menos un 67% de los empleos de nivel medio exigen a los empleados un uso -al menos básico- de herramientas como Excel, dando cuenta de la relevancia de este software en el funcionamiento de las organizaciones.
Por eso las certificaciones en niveles de manejo avanzados son muy cotizadas en el mercado laboral y constituyen un gran plus para cualquier Currículum Vitae.
En este sitio, encontrarás más información sobre los alcances de este programa.
Esta aplicación funciona como una hoja de cálculo compuesta por filas y columnas divididas por celdas en las que se puede cumplir con funciones a partir de texto o números.
A partir de esa información, Excel permite trabajar de manera precisa y efectiva una gran cantidad de datos, permitiéndonos realizar desde cálculos básicos, hasta aplicar funciones matemáticas de mayor complejidad.
La clave para activar todas esas posibilidades es conocer la cuadrícula de celdas, que, con los números, textos y fórmulas ingresadas, agrupados en filas y columnas permiten sumar datos, ordenarlos, filtrarlos, transformarlos en tablas y crear gráficos.
Para quienes profundizan su conocimiento a través de cursos de Excel, las funciones estadísticas permitirán realizar análisis incluso mucho más completos.
En el caso de las empresas, gracias a sus hojas de cálculo, el proyecto puede observar y analizar su información financiera, lo que puede ser de gran ayuda para el departamento de ventas, marketing o recursos humanos.
Qué buscar en un curso de Excel
En primer lugar, quien quiera formarse en este programa, buscará conocimiento real, por lo cual debe poder plasmarse en práctica y casos reales.
En segundo lugar, es sabido que para hacer las tareas con buen criterio hace falta también tener una dosis de teoría que permita entender el funcionamiento del programa. Así podrá conocer los alcances de esta herramienta tan amplia que puede parecer inaprensible.
En tercer lugar, es trascendental que el temario tenga coherencia, por lo cual tiene que estar explicitado antes de abonar, para confirmar que las clases están bien concatenadas.
Por último, como hoy en día la práctica del coworking se volvió cotidiana, sería beneficioso que el curso de Excel lo contemple.
Para qué aprender Excel
Este programa permite realizar cálculos simples y complejos de forma automática, lo cual puede ahorrar mucho tiempo de trabajo, así como permitir compartir información entre diferentes áreas de una empresa.
Además, brinda la posibilidad de organizar datos e información de forma rápida.
A la hora de presentar un informe, Excel es una gran herramienta para crear gráficos que simplifiquen el mensaje y persuadan a compañeros de trabajo a tomar determinada decisión.
Excel, además, es un gran programa para diseñar y dibujar. En muchos casos es usado para generar planos. Quienes busquen aprender a hacerlo, muchos cursos de Excel avanzados lo incluyen en su programa.
Primeros pasos
Seguramente aparezca en el temario de un curso de Excel de nivel básico el crear nuevos libros, introducir datos, aplicar bordes a las celdas, aplicar sombreados, usar autosuma para sumar los datos, crear fórmulas simples, aplicar formatos de número, escribir los datos en tablas, utilizar análisis rápidos para mostrar los totales de los números, para dar significado a los datos, para mostrar los datos en un gráfico.
Las principales funciones
Las herramientas más utilizadas en Excel son Suma, Sumar.si, Sumar.si.conjunto, contar, contara, contar.si, desref, coincidir, Índice y BuscarV
1.SUMA
Esta función permite sumar miles de celdas de una hoja en un instante.
2.SUMAR.SI
Se dice que esta función es la prima hermana de la función SUMA, pero tiene una gran particularidad: se puede añadir una condición.
3.SUMAR.SI.CONJUNTO
Otra familiar de SUMA es SUMAR.SI.CONJUNTO, aunque es considerablemente más potente. Brinda la posibilidad de hacer una suma condicional con más de una condición.
4.CONTAR
Otra función diferente es la de CONTAR. Como su nombre lo indica, permite contar los números de un rango seleccionado sin tener en cuenta espacios vacíos ni cadenas de texto.
5.CONTARA
Pariente de CONTAR, la función CONTARA cuenta todas las celdas de un rango que no están vacías, incluyendo las cadenas de texto y los valores de verdadero y faltos.
6.CONTAR.SI
La función CONTAR.SI une a las familias CONTAR y SUMAR. Es la combinación de las funciones CONTARA y SUMAR.SI, y permite contar el número de elementos (números y cadenas de texto) de un rango teniendo en cuenta una condición.
7.DESREF
La función DESREF es tal vez la más compleja de las mencionadas hasta ahora. Devuelve una referencia a un rango que es un número de filas y de columnas de una celda o rango de celdas. La referencia devuelta puede ser una celda o un rango de celdas. Puede especificar el número de filas y el número de columnas a devolver.
8.COINCIDIR
La función COINCIDIR es menos utilizada, pero quienes la conocen pueden llegar a usarla permanentemente. Permite identificar un valor o cadena de texto dentro de un rango.
9.INDICE
La función INDICE es similar a la función DESREF. Dado un rango, devolverá la intersección de una fila y una columna.
10.BUSCARV
Por último, la función estrella dentro de las más simples. BUSCARV. Permite encontrar el valor de una cadena de texto en una columna y devolver el valor de otra columna en la misma fila.
Cursos de nivel avanzado
Excel tiene actualizaciones constantes, por lo que tener un nivel intermedio en este programa es importante para estar a la orden del día cuando aparezca una versión más reciente. En ese momento, habrá que conocer las nuevas funcionalidades, que permitirán automatizar nuevos procesos y ahorrar aún más tiempo de trabajo.
Para poder decir que se alcanzó un nivel intermedio o avanzado, hace falta aprender Macros, por lo que es conveniente buscar ese contenido en el temario de los cursos de Excel. Los Macros son secuencias de comandos que quedan almacenadas en las planillas de cálculo de Excel. Quienes tengan conocimiento en la creación de algoritmos podrían aprender también Visual Basic for Applications (VBA), lenguaje con que se escriben los Macros.
Permite a los usuarios elaborar funcionalidades que se ajusten a sus necesidades optimizar considerablemente el tiempo.
Como se estima que el 30 por ciento del trabajo de oficina se realiza utilizando Excel, las empresas buscarán que sus contratados tengan altos niveles de conocimiento del programa.
Se podrían ahorrar 47 horas anuales por empleado solamente con el uso habituado de los atajos de Excel. Esto se desprende de que permiten una reducción de hasta 11 minutos diarios en el trabajo.
Gráficos y tablas
Si bien los gráficos y tablas se pueden crear de manera intuitiva, con un conocimiento avanzado de Excel se puede obtener una visualización óptima con pocos clicks.
Análisis de datos
Hoy existen carreras de análisis de datos. Excel permite hacerlo de manera sencilla. Tiene funciones comparativas y técnicas de filtro que vuelven muy fácil el análisis muy preciso de estadísticas. Quienes hayan avanzado en el conocimiento de esta herramienta puede tranquilamente reemplazar el uso de herramientas como SPSS.
Tendencias
Los gráficos pueden colaborar en la interpretación de patrones en bases de datos. Así, la toma de decisiones organizacionales se simplifica y permite consensos rápidos.
