El ámbito de la organización de un evento musical es bastante amplio, ya que son varios detalles y aspectos que deben ser tomados en cuenta para lograr por completo la planificación del mismo.
Encontrar un sitio donde realizarlo, desarrollar el marketing para el evento, la temática, planificar y contratar la mejor empresa de catering.
Y, de más importancia aún, si se trata de un evento musical el alquiler de equipos de sonido, ya que estos equipos se encargarán de aportar la ambientación necesaria al evento.
Un evento musical, ¿qué hacer?
Si te encuentras en la planificación de un evento de ámbito musical, probablemente te dediques a este sector o estés trabajando a mano con una persona perteneciente a este mundo o un profesional. Si es así, sabrás la importancia de conocer y de elegir los equipos correctos para la sonorización del propio evento.
Normalmente existen en el mercado múltiples marcas de quipos de sonido profesional de muy buena calidad hechas especialmente para este tipo de eventos, como lo son los conciertos, festivales, presentaciones… entre otros.
El primer paso, y el más importante de todos:
Contratar una empresa profesional de alquiler de equipos de sonido
Contratar una empresa dedica a esta materia en específico, garantizará que estés tratando con profesionales que realmente sepan beneficiar tu evento y te apoyen en cuando a la organización del mismo. El alquiler de equipos de sonido es una de las partes más importantes pues serán los equipos que permitan que se reproduzca el sonido de los músicos durante el evento.
Además de ello, una buena empresa de música para eventos podrá asesorarte en cuanto a que tipo de equipos elegir o que marcas serán las mas adecuadas según la naturaleza del propio evento. Deberías recibir una atención personalizada que se adapte a tu necesidad y que te permita resolver todas las dudas que puedan surgirte durante la planificación.
Es importante que no te límites y busques varias opciones que te permitan escoger cuál de las empresas es la mejor.
Realiza el Rider Técnico con tiempo
Si tu propósito es la presentación de una banda en vivo o de varios músicos en el mismo evento, es importante que antes de alquilar equipos de sonido, cuentes con el Rider Técnico de cada una de las personas o agrupaciones. El Rider Técnico es uno de los documentos de mayor prioridad en todo evento musical, pues consta de la lista de equipos y materiales que cada persona necesitará para poder tocar y presentarse en el evento.
Este documento debe ser lo más detallado y completo posible, pues será uno de los primeros requisitos que la empresa de alquiler de equipos de sonido solicitará para poder realizar el presupuesto correcto.
Cuantos más detalles, mejor
Durante el tiempo de planificación del evento, es importante que haya una comunicación abierta con los proveedores del mismo, tanto con la empresa de catering, la agencia de marketing, los propios invitados, como la empresa de alquiler de equipos de sonido.
Es importante que se aclaren todos los detalles de la organización del evento para que la personalización sea máxima. Por ejemplo, en el caso de los equipos de música, la empresa debe saber si el evento es al aire libre, cuantos invitados aproximadamente asistirán, que tan grande será el espacio en el que se realizará el evento… E incluso, de ser posible, sería recomendable que visitaran el sitio en el que se llevará a cabo el evento para tomar en cuenta todos los aspectos de sonorización necesarios.
A veces menos, no es más
Solemos pensar que cuanto más económico sea todo, mucho mejor. Pero en algunas ocasiones, esto puede resultar ser un obstáculo en la planificación de un evento. Es importante que tomemos en cuenta que la mayoría de equipos de sonido que vayamos a utilizar en nuestro evento, si deseamos tener una buena sonorización y calidad de audio, es importante que sean de una buena marca profesional. Profesionalidad es igual a calidad en la ecuación de los eventos musicales.
El mundo de la organización es bastante complejo y conlleva una rutina un poco rápida y de constante cambio. Por ello, es importante que controlemos todos los aspectos de importancia para que al final, todo salga de la mejor manera posible. Realiza todo con tiempo y, sobre todo, asegúrate de rodearte de profesionales que puedan garantizar el éxito de sus tareas.
