“¿Qué te dirás cuando tomes conciencia?

¿Qué lo que ya no hiciste… no lo podrás hacer?”

Juan Carlos Valda

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Últimamente, estoy escribiendo sobre emociones, pensamientos y formas de poder crecer. A mi blog, si os dais cuenta, lo llamé, de forma expresa, Liquadora, en vez de licuadora; fruto del juego de palabras de licuar y liquo, una forma de expresar ideas intentando —a cada vez— aportar un poco más.

A raíz de la frase que un buen amigo —Juan Carlos Valda— que leí en su muro, me puse pensar, y he acabado “extendiéndola” a un artículo. ¿Por qué decimos que es “urgente”, cuando hay veces que lo necesitamos para más adelante?

Todos sabemos que escuchar las palabras: “Urgente”, “Esto es para mañana”, “Date prisa”, “Para ahora” no es bueno para nosotros ni para los demás. Puede causar un nivel de estrés muy grande entre las personas y a nosotros mismos.

A parte, no es nada divertido. El otro día leía que hay gente que se activa mucho y se lleva el estrés al frenesí. Personalmente, muchas veces he pensado que es como estar escuchando Rock And Roll en todo momento. Lo canalizo y hasta me parece divertido, pero luego lo pienso, paro, reflexiono y llego también a la conclusión que a la larga nos puede perjudicar.

Correr a la próxima reunión. Conducir demasiado rápido para llegar a una cita. O incluso entrar tarde al trabajo… llegar tarde a casa. De esta manera, llegamos a preguntarnos: ¿Cuándo fue la última vez que llegamos antes de tiempo? ¿Para una reunión? ¿Para entregar un proyecto? O ¿alcanzar una meta? Y, además, podríamos insistir: “¿Por qué decimos que es urgente, cuando hay veces que podemos incluso esperar?”¿Qué es estar o llegar temprano?

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Vivimos en un mundo en el que las palabras tarde, urgente parecen haberse convertido en la norma. Su uso es aceptable en muchas empresas y círculos.

Nadie quiere llegar tarde, incluso, en muchas ocasiones, usamos excusas que utilizamos para explicar la tardanza. Sin embargo, hay muchas ventajas si llegamos o hacemos las cosas de forma temprana.

Menos tiempo. Menos esfuerzo. Menos estrés.

En efecto, es mejor escuchar que llegamos antes que tarde. Sin embargo, al principio, si intentamos corregir este hábito entre nosotros mismos y los demás, nos podemos encontrar con que es un hábito difícil de modificar para la mayoría. Puede ser difícil de cumplir, y aún más difícil de definir en realidad. Pero todo requiere a veces de un aprendizaje continuadoDespués de todo, “¿qué es realmente llegar temprano para ti o para la otra persona que te rodea?”

¿MINUTOS?

Reuniones

Diez minutos antes para que la reunión es llegar a tiempo.

Llamadas de conferencia

Obtener en la línea antes de la hora de inicio.

Citas

Si se trata de una entrevista, una reunión de ventas, o incluso personal, llegar a una cita antes de tiempo muestra nuestro compromiso.

¿HORAS?

Cambios en los planes o cancelaciones

No podemos cancelar reuniones 5 minutos antes de la reunión. No es bueno. (Recomendación: No aceptar invitaciones de planes o reuniones de personas que proceden de esta manera.)

Preparación

Planificación y preparación de nuestros eventos, reuniones, citas y, sobretodo, antes de empezar nuestro día, saber qué vamos a hacer.

¿DÍAS?

Invitaciones de reuniones

Nunca hagamos una reunión e invitemos para el mismo día. Al menos 1 día de antelación. Dos o tres es aún mejor. Exceptuando que sea un caso realmente urgente con poco margen de maniobra para seguir.

“Entregables”

Cuando entregamos un documento con los resultados de última hora, puede que nos topemos con menos resultados de calidad. Es mejor que esperemos el tiempo necesario para la edición y revisión.

Proyectos

Acabar proyectos antes del plazo permite correcciones y mejoras.

¿INCLUSO ANTES?

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Objetivos

Cuando conseguimos una meta nos sentimos muy bien. Y más cuando lo terminamos antes de lo previsto, entonces es cuando nos sentimos fantásticos. Esto también nos permite tener tiempo para la resolución de obstáculos imprevistos, retrasos, o esfuerzo adicional. Y de esta forma tener más margen de maniobra.

Con el logro de una meta, objetivo, plan antes de tiempo; ya sea en un proyecto, trabajo, un gran evento antes de una fecha límite, ganamos más tiempo para los ajustes finales. Nos proporciona un margen de tiempo en el caso de las correcciones, o posibles anomalías, errores antes de cerrarlo.

Las decisiones importantes

Las decisiones importantes siempre deben tomarse con anticipación. De lo contrario, se perderán oportunidades o incluso estas oportunidades se pueden trasladar a ser problemas o errores. Tengamos el hábito de:

“Hacer hoy lo que puedas hacer mañana”

Si estamos cansados de ir siempre deprisa, quizás sea el momento de cambiar nuestras tácticas, hábitos. De última hora y justo a tiempo son expresiones que remiten a situaciones agotadoras para estar siempre realizándolas de forma continuada. En nuestro lugar, tratemos de hacer las cosas antes.

Hacer las tareas de forma temprana implica que se hagan bien, antes de lo previsto, y con el menor esfuerzo. No hay momento ni tiempo incorrecto. ¿Cuándo es el momento adecuado? ¿Puede haber un mejor momento?

Entonces, no existe el “Ahora es un mal momento”, ni es positivo “esperar” el momento adecuado. Recientemente, alguien me dijo que estaban esperando hasta “el momento adecuado” para perseguir su sueño de trabajo. Le pregunté: “¿En el momento oportuno?” (Tenía curiosidad). ¿Cuándo es el momento adecuado? O incluso, ¿qué es un momento adecuado?

No hay momento adecuado.

No hay tiempo justo.

El otro día, hablando con un amigo, este me explicaba que estaban esperando hasta que “las cosas se calmaran”. Su vida estaba muy ocupada en ese momento y quería esperar para “ponerse hacer las cosas,” cuando todo volviera a la normalidad. Yo le pregunté, “¿has considerado que ahora, tal y cómo están las cosas, no estamos en nuestro tiempo normal?” Tal vez, éste sea nuestro momento.

Después de todo, es el tiempo que en realidad tenemos. Por tanto, el momento adecuado es siempre ahora. Sé que las cosas no están tranquilas en general en nuestras vidas, pero realmente ¿queremos esperar a que arda el edificio para que hagamos alguna cosa? No hay mal momento. Y nosotros —ahora— no percibimos que después pueda ser demasiado tarde.

Por lo tanto, no pospongamos las cosas para el momento adecuado. Ya que este puede que no llegue nunca.

Ahora es nuestro momento

Y, por cierto, cuando el edificio está en llamas… podría ser el momento de actuar, pero también podría ser tarde. Rutina. ¿cómo haciendo más de lo mismo puedo llegar a ser más productivo? En nuestra búsqueda de la productividad, ¿estamos constantemente cambiando nuestro juego? ¿Siempre intentando nuevas técnicas, herramientas, y las últimas tecnologías?

Este estado constante de flujo, en realidad, puede hacer que seamos menos productivos.

Con todo, tal vez, nosotros necesitamos más de lo “mismo” para hacer las cosas hoy en día. Nos gusta hablar de cambioSin embargo, el cambio por el cambio puede no conducir a un progreso.

Si vamos a cambiar constantemente nuestras herramientas de gestión del tiempo, las rutinas y hábitos, podemos evitar que alguna vez lleguemos a un estado de equilibrio eficienteEste concepto no sólo se aplica a las personas, sino también a las empresas. Confunden el tener que cambiar y el cambio para mejorar, y eso supone un craso error.

“El cambio por el cambio

no siempre se traduce en progreso”

Y, paradójicamente, observo que, mientras yo soy un gran defensor de salir de nuestra zona de confort, ocurre también que demasiados cambios nos pueden mover a confusión, desorganización y falta de competencia.

Están probadas acciones regulares y herramientas conocidas que nos ayudan a hacer las cosas de manera eficiente y sin esfuerzo. Mantengamos nuestra productividad realizando las mismas rutinas todo el tiempo.

La palabra locura se explica a menudo como “Hacer las mismas cosas, y esperar resultados diferentes.” Sin embargo, por otro lado, si nosotros sabemos lo que está funcionando… tal vez, lo que necesitemos sea hacer más de lo mismo.

“Cuando se tiene algo que funciona, a veces se necesita

hacer más de lo mismo.”

¿Tenemos una rutina diaria que consigue que funcionemos? ¿O hábitos que nos guíen nuestro día? Si sabemos lo que hacemos bien las cosas “en nuestra zona de confort”, continuemos trabajando así. De esta forma, la automatización a la hora de realizar estas acciones nos puede llevar a ser grandes expertos.

Creo que puede ayudarnos a ser más productivos hacer más de lo “mismo:”

Mismo Tiempo

Nuestro cuerpo tiene un reloj interno que siempre sabe qué hora es. Hacer actividades al mismo tiempo puede entrenar a nuestro cuerpo para estar listo para escribir, para realizar entrenamiento, o lo que nosotros necesitamos para llevar a cabo todo lo del día. Nuestro cuerpo puede aprender cuándo es el momento de estar “en la zona.” Y cuándo no.

El mismo lugar

Dónde estamos más productivos es tan importante como conocer cuándo. Si nosotros tenemos un lugar que funcionamos bien para nosotros mismos, asegurémonos de estar allí. Podría ser nuestra oficina privada, un cuarto, una cafetería, o incluso sólo un espacio de encuentro que nosotros consigamos para realizar nuestro trabajo.

Uno de mis secretos de productividad es que tengo una mezcla de música que me permite hacer toda mi creatividad aparezca. Es la misma lista de reproducción que he utilizado en los últimos años. Cuando tengo problemas para empezar a escribir o hacer cualquier cosa, me pongo esta música siempre, entra y sale por mi mente.

Mismas Herramientas

Herramientas para probar, comprobar y conocer si son verdaderamente las mejores. Los que me conocen, saben que me gusta testearlas, ver su utilidad, y si veo que soy hábil en la utilización, entonces las incluyo. Cambiando constantemente de nuevas herramientas, aplicaciones, software o puede traer la ineficiencia y la falta de habilidad en el uso de ellos.

Mismos rituales

Si tenemos rituales personales que nos motivan, los mantenemos en funcionamiento. Construimos una racha de acciones y comportamientos que nos conducen a la mejoraSi nosotros tenemos una rutina que funciona para mantenerla productiva, a continuación, debemos seguir con ella.

Además, no cambiamos, hay veces que queremos tener lo último en tecnología cuando, en realidad, no lo necesitamos; ya sea como profesional o como empresa. Nos encontraremos en un estado constante de flujo, sin llegar nunca a nuestra verdadera eficacia máxima.

“¿Quieres saber lo que verdaderamente necesitas?

Pregúntaselo al silencio”

Séneca


Disfruta del Silencio “Enjoy the Silence”, concierto de 2010, Barcelona. DM.

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Transmisor de confianza, honestidad y transparencia hacia el proveedor-cliente interno y externo, con habilidad para win to win, B2B, experiencia en el campo de responsable y dirección en Compras, Supply Chain MRO, S&OP contratación Servicios Generales. Máster en Marketing, distribución y consumo (Marketing y logística) por la UB. Graduado en Ciencias Empresariales con Comercio Exterior ( Graduado en Empresa Internacional) por la UB.