Lo que más tememos hacer,

es normalmente lo que más necesitamos hacer

Timothy Ferriss

ALLÍ GUARDADO

Llevo tiempo, leyendo muchos artículos organizacionales, el otro día, sin ir más lejos, me encontré conversando con varias personas; en diferentes tiempos, pero todas con una asociación en común: pertenecían al departamento de gestión de personal, de recursos humanos, cambios organizativos, etc.

Y todos llegamos a un mismo punto ¿Qué están haciendo las empresas ahora mismo para innovar? ¿Por qué siguen buscando perfiles profesionales del mismo sector, casi de la competencia? ¿Cómo es que, por mucho que se escriba, todo queda en un artículo, en un papel, y al final allí guardado?

CULTURA DE LA ORGANIZACIÓN

Aún dista mucho camino por recorrer entre todos, es por ello que hoy os quiero hablar de la creación de la cultura de la colaboración dentro de las organizaciones.

Imaginemos que entramos en un lugar donde sirven café, nuestras bebidas calientes o frías preferidas, sólo para descubrir que el único trabajador que hay, sabe cómo hacer lo que había dejado durante el día anterior.

Este fue exactamente el caso de una organización que muchos podréis identificar, no voy a dar nombres. En este caso, los trabajadores eran especialistas y “expertos”; cada persona conocía cómo resolver un problema en particular y eran capaces de ofrecer un gran nivel de servicio a los clientes que tenían problemas con algún servicio o producto.

Sin embargo, la rotación de personal era y es alta. Cada vez que un trabajador se marchaba, también se iban sus conocimientos especializados –lamentablemente, lo mismo ocurre, con los profesores y profesoras, en nuestros centros educativos–. Cuando el cliente devolvía un producto o reclamaba un servicio, la empresa no podía entregar a los mismos productos o servicios con los mismos estándares de calidad; causando más retrasos para dar servicio al cliente y, por lo tanto, hacían un trabajo peor.

El resultado final fue que se perdió el negocio, se perdió las relaciones con los clientes y se perdió ingresos; eso provocó el despido de la gente; incluso, el cierre de la empresa.

Esta organización, en el pasado, había logrado crear una cultura de colaboración. Todos los equipos de personas trabajaban en paralelo, cada uno por su lado sobre la base de sus conocimientos y experiencia.

En cualquier momento se podía producir un intercambio de información o sugerencia, con una idea, que además, estas se compartían con reuniones, vídeo llamadas, pero el resultado es y era que, quitada la idea, se dejaba dentro de un cajón y luego, por lo tanto, se olvidaba.

Cada vez que un trabajador se marchaba,

también se iban sus conocimientos especializados

Por desgracia, en nuestras experiencias, este enfoque sigue siendo considerable dentro de muchas de nuestras organizaciones. El problema se deriva en tres elementos:

La información silenciada

Cuando la información está encerrada dentro de nuestro cerebro, dentro de los discos duros y de los correos electrónicos que hemos enviado, se van produciendo como cajas de información almacenadas, hace que el conocimiento contenido sea difícil de extraer y de compartir.

Saber quién tiene el conocimiento

En una organización tenemos una cantidad fantástica de experiencia en nuestros equipos, sin embargo, si no sabemos quiénes son, el conocimiento puede ser que también no se quede dentro de la organización.

Re-inventar la rueda

Si alguien ha generado una idea, ha compartido una pieza de información sobre nuevos productos, nuevos procesos, algo nuevo para hacer frente a una oportunidad, ¿por qué perdemos el tiempo en volver a crearlo?

Es necesario, que creemos una mejor manera de compartir la información, mejorar el desarrollo de otros en especialidades distintas a las que tienen. Imaginémonos qué podría suceder si el conocimiento interno crece de forma acumulativa, con el tiempo…

Pensemos en el escenario anterior. Supongamos que un miembro del equipo hizo que todas sus notas, comunicaciones y documentación relativa a cada cliente estuviera disponible en un portal compartido, como una Intranet, SharePoint o en la nube.

Luego, cuando un antiguo cliente (o un antiguo alumno, en caso de un centro escolar) regrese de nuevo a querer nuestros servicios, productos, portfolios, informes, etc. cualquier miembro del equipo podrá fácilmente encontrar esa información y reciclarla. Es decir, actualizarla.

Este proceso de recuperación nos tomará mucho menos tiempo, y la entrega de un informe o producto será excelente, dado que el servicio profesado originalmente, antes de cometer errores, nos dará una mejor eficacia a la hora de ejecutar.

Al igual que funciona con alumnos,clientes, profesores… también funciona con las editoriales, proveedores… y funciona en cada y una de las áreas de la organización.

COLABORACIÓN PRODUCIDA EN SERIE

Para los profesionales del aprendizaje, hay varios beneficios tangibles que pueden ser esgrimidos para alentar el trabajo en colaboración:

Los equipos seremos más eficientes; teniendo menos tiempo para realizar las tareas comunes, dado que todos sabremos dónde encontrar la información pertinente.

Mediante el fomento de especialidades individuales, el equipo trabajará en conjunto con mayor eficacia, mirando el uno para el otro, fomentando la colaboración, el pedir consejo, resolución de incidencias o en la misma toma de decisiones.

Los sistemas de resolución de problemas surgirán como nuevos, basados en varias formas de pensar que tienen todas las personas dentro del conjunto de la organización, dado que todos somos diferentes.

Al igual que con cualquier nuevo proceso, los equipos, inicialmente podrían sentirse ralentizados, por la colaboración de forma sistemática, pero una vez engranamos con grasa cada y una de las piezas, este se volverá de forma automática.

Los hábitos de productividad, que descomponen el proceso de llegar a ser más efectivos, los vemos en una serie de hábitos. El uso de la forma de los hábitos que vamos adquiriendo dentro de la forma con la que queremos hacer y llegar, como base, el mismo enfoque lo podemos hacer funcionar para la colaboración producida en serie.

Para la implementación de una cultura con una mayor colaboración dentro de las organizaciones:

Construímos un deseo,

que nos impulse a crear uno o varios hábitos

Estos pasos nos ayudarán a construir un deseo dentro de nuestro equipo para desarrollar nuestras habilidades, y animarnos a compartir estas habilidades:

Pongamos un número en cada hábito o acción

Preguntemos a nuestros equipos para estimar el tiempo y el esfuerzo que ponemos en la duplicación de la información, dado que es probable que exista dentro de la empresa.

Visualizamos el cambio

¿Podemos visualizar lo que sucedería si este tiempo y esfuerzo lo salváramos? Esto es importante si nos encontramos con personas que no se dan cuenta que no había otra manera de hacer las cosas, hasta el momento que empiezan a darse cuenta que el cambio, nos va a recompensar.

Establezcamos un sistema de “recompensas”

Retroalimentación positiva de nuestros mejores conocimientos que vamos a aportar, dado que alentará al equipo a desarrollar sus especialidades individuales y el comportamiento de compartirlas con todos los demás.

Formalizamos el tiempo de desarrollo personal

Si el equipo siente que la organización está dispuesta a invertir tiempo en ellos, para que puedan compartir la información, no se sentirán a la defensiva ni como atacantes, es decir como si fuera una actividad guerrillera.

INICIAR EL HÁBITO

Con cada paso haremos que sea más fácil y natural, para la organización que adopte la colaboración producida en serie. Es mucho más eficaz que la mera formación de personas en las herramientas en particular que vamos a utilizar.

El intercambio de información con un cliente / proveedor / compañero / departamento – nos anima, al equipo a ser conscientes de cómo reaccionamos. ¿Respondemos por reflejo? ¿Hablamos con nuestros compañeros?

La planificación de un proyecto – tenemos el director del proyecto para llevar las ideas existentes desde la fuente del conocimiento compartido a la creación de una lluvia de ideas, de proyectos, una vez creadas, las planificamos, las organizamos y adelantamos con las estructuras sólidas de trabajo.

El reconocimiento interno – si una idea existente resulta útil, fomentaremos el intercambio de este hecho. Animamos al equipo a aportar ideas, y sobre todo a usarlas.

Por lo tanto, si fomentamos el comportamiento colaborativo ahorraremos enormes cantidades de tiempo, seremos más eficientes. Entonces, girando el comportamiento en un hábito, tendrá el efecto de la combinación de las mentes en la organización, en los equipos, dentro del negocio, por lo que nuestros equipos serán mucho más eficaces en el trabajo con la información, dado que esta ya la tendrán.

«Como seres humanos nuestra grandeza no radica tanto en poder rehacer el mundo como en ser capaces de rehacernos a nosotros mismos».

Mahatma Gandhi

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Transmisor de confianza, honestidad y transparencia hacia el proveedor-cliente interno y externo, con habilidad para win to win, B2B, experiencia en el campo de responsable y dirección en Compras, Supply Chain MRO, S&OP contratación Servicios Generales. Máster en Marketing, distribución y consumo (Marketing y logística) por la UB. Graduado en Ciencias Empresariales con Comercio Exterior ( Graduado en Empresa Internacional) por la UB.