Los archivos PDF son muy utilizados en todo tipo de entornos empresariales y también en la relación de las empresas y los ciudadanos con las diferentes administraciones públicas cuando se trata de realizar trámites electrónicos. De hecho, muchas de estas plataformas solamente admiten este tipo de archivos, lo cual supone una cierta complejidad a la hora de trabajar.
Es cierto que hoy día muchas aplicaciones incluyen plugins y extensiones que se encargan de guardar los archivos más habituales en formato PDF, tal como pasa con las herramientas de Microsoft Office, por citar un ejemplo. Todas ellas nos permiten guardar archivos de Word, hojas de Excel e incluso presentaciones de PowerPoint en este formato. Así que la parte del almacenamiento no es problema.
Sin embargo, lo que sí resulta complejo muchas veces es que el documento tenga las características deseadas por la Administración o la empresa que nos solicita el mismo. Un problema que principalmente tiene que ver con el tamaño de los archivos, que frecuentemente resultan mucho más reducidos de lo que sería deseable considerando las dimensiones y la entidad de los documentos que tenemos que subir a dichas plataformas.
Veamos esta circunstancia con una prueba práctica: tenemos que subir una memoria informativa de un proyecto para el que nuestra empresa quiere presentar una oferta ante una administración local. Dicha administración nos solicita que enviemos una memoria completa con todo tipo de documentos, pero nos limita el tamaño del archivo PDF que podemos subir a apenas 5 megas. Esto supone un grave problema a la hora de diseñar los archivos y establecer los parámetros de los mismos, dado que, a poco que incluyamos documentos, es muy probable que excedamos ese límite.
Para rescatarnos de esta situación contamos con la ayuda de las herramientas que nos permiten comprimir los archivos PDF al tamaño que más nos convenga. Estos conversores no necesitan mucho tiempo para procesar nuestro archivo y, en general, nos suelen ofrecer unos resultados aceptables. Te contamos todo lo que debes saber para comprimir el tamaño del archivo de tu documento PDF eficazmente.
Cómo utilizar un compresor de archivos PDF
El proceso de compresión de un archivo PDF online se ejecuta a través de cualquiera de las diferentes páginas que tenemos a nuestra disposición para tal cometido. Para iniciar el procedimiento no tenemos más que cargar el documento PDF que queramos comprimir en la página correspondiente, pulsar el botón de compresión, esperar unos minutos y finalmente descargar nuestro archivo PDF ya comprimido.
Una de las ventajas de estas herramientas es que no suelen tener limitaciones respecto al tamaño del archivo que podemos subir, por lo que no importa lo grande que sea. Eso sí, dependiendo de la velocidad de tu conexión a Internet es probable que tengas que esperar más tiempo si utilizas archivos de mayor volumen. Lo mismo ocurre con el proceso de descarga, que también será algo más lento cuanto mayor sea el tamaño del archivo que estamos manipulando.
Cómo funciona un compresor de archivos PDF
En general, los compresores de archivos PDF funcionan analizando el contenido del documento y optimizando el mismo para que ocupe menos espacio. Dicho de otra manera, lo que se hace durante el proceso es reorganizar los diferentes elementos que forman parte del documento PDF y se almacenan de una forma más eficiente, lo que se traduce en una comprensión general del tamaño del documento.
Este proceso tiene la ventaja de que no se pierde calidad ni en las fotos ni en los demás elementos gráficos que hayamos incluido en el documento. Tampoco se produce cambio alguno en el diseño o en el formato del documento, que se mantiene conforme a los del documento original. Algo importante cuando se trata de documentos basados en formularios y que requieren de que estos no se vean alterados para su correcto procesamiento posterior.
Qué hacer si el compresor no es suficiente
A veces nos encontramos con que después del proceso de compresión, el documento sigue siendo más grande de lo que sería deseable. En esta situación se hace necesario actuar directamente sobre el documento de origen, a fin de reducir su tamaño original y, en consecuencia, el del archivo que posteriormente descargaremos tras la compresión. Si el citado documento incluye fotos es conveniente que reduzcamos ligeramente la calidad de las mismas, ya que estos elementos son los que tienden a ocupar un mayor espacio en cualquier documento. Algo parecido pasa con los gráficos y los esquemas que hayamos incluido en el archivo. Realizar este mismo procedimiento de revisión y ligera reducción de la calidad nos puede ayudar a reducir considerablemente el tamaño del archivo. Para tal cometido basta con recurrir a alguna aplicación de diseño gráfico o directamente con Paint 3D, que está incluido en las versiones más actuales de Windows.
Otra solución interesante, siempre que el documento lo permita, es reducir la extensión del mismo respecto al número de páginas. En el caso de los formularios, por ejemplo, es habitual que de 20 páginas que se incluyen usemos solamente unas pocas. En tal caso, podemos elegir previamente qué páginas queremos incluir dentro del documento PDF final, lo que evidentemente supondrá un ahorro en el tamaño del archivo.
Como última opción, en caso de que estés utilizando Adobe Acrobat, esta herramienta incluye ya un sistema de optimización del PDF que se encarga de aligerar su tamaño y de aprovechar mejor el espacio. La ventaja de este sistema es que tiene la garantía de Adobe, por lo que el procedimiento no va a alterar ni la calidad ni el diseño que tenga el archivo original. Para ejecutar el procedimiento basta con abrir el archivo PDF correspondiente y en el menú Archivo seleccionar la opción de reducir tamaño de archivo y comprimir PDF.
Acabado el proceso, solo nos quedará verificar que el documento encaje en nuestras dimensiones. Sin lugar a dudas, este es el proceso más recomendable en caso de que no queramos subir el documento con el que estamos trabajando a una página web online por cuestiones de seguridad o privacidad, ya que nos permite comprimir el documento sin necesidad de que este salga de nuestro ordenador.
