«Leemos mal el mundo,

y decimos luego que nos engaña»

Rabindranath Tagore

«Hackear» trabajo está de moda en estos días, junto con consejos para manejar el correo electrónico, tomar notas y ejecutar reuniones. Pero, en un nivel superior, ¿qué podemos aprender de los análisis de los diferentes tipos de trabajo que hacemos y cómo repartimos nuestro tiempo?

En primer lugar, echemos un vistazo a los cinco tipos de trabajo que hacemos todos los días:

1) Trabajar de forma de reacción

En la era moderna, la mayor parte de nuestro día es consumido es por un trabajo en forma de reacción, en el que nos centramos sólo en responder a los mensajes y solicitudes –correos electrónicos, mensajes de texto, mensajes de Facebook, tweets, mensajes de voz, y la lista continúa–. Estamos constantemente reaccionando a lo que nos viene, en lugar de ser proactivos en lo que es más importante para nosotros.

El trabajo de reacción es necesario,

pero no dejemos que consuma nuestro tiempo

En una era de los dispositivos móviles, la conectividad instantánea, la lista de correo y las notificaciones automatizadas, es muy fácil para la gente a ponerse en contacto con nosotros. Como consecuencia de ello, vivimos nuestras vidas tratando de «mantener la cabeza fuera del agua». Nuestra capacidad de priorizar y controlar nuestro enfoque se ve mermada por un flujo implacable de la comunicación entrante.

Sin darnos cuenta, la mayoría de nosotros hemos entrado en la nueva era de lo que yo llamo «el flujo de trabajo por reacción». En lugar de ser proactivo con nuestra energía, estamos actuando en respuesta a lo que nos entra. Tenemos el control renunciando sobre nuestro enfoque, se ha vuelto más y más difícil de emprender nuestro trabajo con la intención de tener el control de todo ello, esto nos lleva a la baja de productividad.

En medio de la investigación, experiencia propia, experiencia de la gente que nos rodea podemos observar, analizar acerca de las personas y equipos creativos, sumamente productivos, hemos encontrado que el «súper productivo» desarrolla activamente métodos para desafiar esta nueva y peligrosa tendencia. Si imponemos nuestra propia disciplina en nosotros, podremos establecer bloqueos cuando sea necesario. Y, lo más importante, tendremos una «separación de lo que es trabajo y no trabajo» filosofía de la comunicación y las cosas procesables.

Proactivamente haremos el bloqueo de tiempo para la creación, en lugar de sólo responder, es una táctica clave de las personas creativas y productivas.

2) Trabajo de Planificación

En otras ocasiones, es necesario planificar cómo vamos a hacer nuestro trabajo. Planificación del trabajo incluye el tiempo empleado, la programación y priorización de nuestro tiempo, el desarrollo de nuestros sistemas para el funcionamiento de las reuniones, y el perfeccionamiento de sistemas para trabajar.

Mediante la planificación, estamos decidiendo cómo asignamos nuestra energía y, a su vez, estamos diseñando nuestro método para conseguir terminar con el trabajo que nos toca realizar en cada momento.

Los mejores flujos de trabajo son altamente personalizados dentro de nuestras cabezas, de vez en cuando, los encontramos en el límite neurótico, pero nos mantienen comprometidos. No puede sonarnos como un método atractivo, pero el trabajo de planificación nos ayuda a ser más eficientes y a ejecutar nuestras metas, objetivos.

3) Trabajar con procesos

Por supuesto, hay muchos movimientos, muchos procesos, hasta diferentes entre sí, que todos los días vamos viendo que no son ni reaccionarios ni estratégicos. Es el trabajo de procesos que nos encontramos en materia administrativa, en trabajos de «mantenimiento a flote» de nuestro trabajo, ejemplos son: asegurarnos de que las facturas se pagan o preparar la declaración de impuestos, la actualización de una estrategia para una presentación de creación de nuevo negocio, o el seguimiento de viejos correos electrónicos salientes para confirmar que los abordamos, saber si están resueltos.

El trabajo procesal es importante, pero hay que recordar que si somos flexibles en nuestro enfoque de la misma, los podemos reducir al mínimo tiempo. Los procedimientos contraproducentes son los que nos encontramos cuando vemos que son obsoletos y permanecen solamente por costumbre, no por necesidad.

4) La inseguridad dentro del Trabajo

Dentro del trabajo, la inseguridad incluye las cosas que hacemos de nuestras propias inseguridades, obsesivamente mirando ciertas estadísticas relacionadas con nuestra empresa, o control en repetidas ocasiones lo que dice la gente sobre nosotros o nuestro producto en línea, etc. La inseguridad dentro del trabajo no es «mover la pelota hacia adelante».

Los profesionales creativos, emprendedores, y cualquier otra persona tratando de hacerse un nombre por sí misma probablemente ha gastado cantidades ingentes de tiempo, revisando análisis de su sitio web, googleando su nombre, la revisión de sus alertas de correo electrónico, sus resultados de búsqueda de Twitter, e incluso cosas como su cuenta bancaria equilibrio y de ventas de datos.

Vamos a admitirlo: sabemos que comprobar algunas de estas cosas es, a menudo, demasiado. Mientras que toda esta información es, sin duda, importante; nada de esto requiere dicha revisión constante. De hecho, gran parte de esta información podría revisarse cada pocos días o incluso semanas, si apuramos para nuestra seguridad, una vez al día como mucho, a una hora determinada que nos fijemos.

No obstante, tenemos la tendencia a revisar estos datos constantemente. ¿Por qué? Después de varias conversaciones sobre esta época de fenómeno disipador e instintivo (y un poco de introspección), me he dado cuenta de que un sentido muy humano de la inseguridad está simplemente en el quid de la cuestión, hemos hecho «un trabajo de nuestra inseguridad».

Sin embargo, las nuevas tecnologías y el acceso ubicuo a la red se ha hecho más fácil; ahora, más que nunca, podemos mirar todo desde un dispositivo móvil. No sentimos como si tuviéramos «un medicamento» que nos prometiera la satisfacción inmediata. Y, por lo tanto, siempre tenemos el deseo de acceder a él –una y otra vez–. ¿Por qué? Porque, en el fondo, siempre nos preguntamos lo que nos estamos perdiendo. Queremos sentirnos seguros.

El antídoto contra la adicción a la inseguridad del trabajo es una combinación de la conciencia, la auto-disciplina, y la delegación.

5) Resolución de los problemas en el trabajo

La creatividad se vuelve más importante durante el trabajo para la resolución de problemas. Este es el trabajo que requiere nuestra capacidad mental completa y un buen enfoque, ya sea diseñando un nuevo interfaz, el desarrollo de un nuevo plan de negocios, escribir un blog reflexivo, lluvia de ideas, o las características de un producto nuevo que queramos crear. O porqué estamos trabajando en solitario o en equipo, estamos aprovechando la creatividad como materia prima para encontrar respuestas.

FLUJOS DE TRABAJO

Los mejores flujos de trabajo son altamente personalizados y, de vez en cuando, roza el límite de lo neurótico, pero nos mantienen comprometidos.

Tomando los cinco tipos de trabajo en perspectiva, podemos auditar nuestro día a día y el tipo de trabajo que participaremos en la mayor parte de nuestro tiempo.

Nuestro día típico puede incluirnos entre 2 a 5 tipos de trabajo, siendo la mayoría un trabajo por reacción. Odiamos admitirlo, pero nos parece que el trabajo por reacción nos sangra constantemente por encima de nuestros esfuerzos para programar nuestro trabajo (Trabajo de Planificación) y en nuestro pensamiento profundo requerido para resolver problemas (Trabajo de resolución de problemas).

También nos parece que, entre casi cualquier tipo de trabajo, por lo general, deslizamos en un período de trabajo por reacción a estar navegando por la parte superior de nuestra bandeja de entrada de correo electrónico, o durante un período de inseguridad trabajo, por lo general, estamos incluso «escaneando» los mensajes de las redes sociales, ya sea sobre nuestra empresa, o sobre posiciones de trabajo o cualquier problema personal que podamos tener, estamos conectados de forma involuntaria y, muchas veces, no nos damos ni cuenta del tiempo que nos hemos perdido en ellas.

Algunas acciones nos pueden ayudar, como empezar hacer nuestra propia auditoría de trabajo:

Resolución de Problemas

El trabajo nos hace sentir mejor cuando estamos plenamente comprometidos con el reto al que nos enfrentamos. Para muchos, esto significa trabajar en una zona libre de distracción y el flujo de los medios de comunicación social. Dentro de los grupos, la mejor solución de problemas de trabajo se hace cuando lo hacemos de forma voluntaria y, por lo tanto, los temas caen en la superposición de cada persona genuino interés, habilidades y oportunidades. Sin un verdadero sentido de compromiso, los resultados sufren.

Trabajo basado en procesos

Por nuestra parte, lo hacemos mejor con la ayuda de la tecnología. Siempre que sea posible, la tecnología se debe utilizar para automatizar los sistemas para la gestión de proyectos y aumentar la eficiencia. Con el trabajo de procedimientos, deseamos reducir al mínimo el tiempo dedicado a él y optimizar la rendición de las cuentas, sean de resultados contablemente hablando o simplemente el resultado de los objetivos que nos asignan o asignamos.

Para aquellos de nosotros hemos gestionado equipos, el trabajo por procedimientos, cuando sea posible, lo delegaremos. Muchas personas con cargos de responsabilidad reconocen que deben dedicar tiempo a trabajo de planificación, a la creación de los sistemas para que sus equipos los utilicen para trabajar, así minimizamos nuestro que hemos pasado haciendo el trabajo del día a día administrativo (procesal).

Trabajo por reacción

A menudo, puede desplazarnos a todos hacer otro tipo de trabajo; tenemos que controlar nuestra limitación al tiempo y a qué pasa, en bloques distintos, a lo largo del día.

Gracias a la proliferación de dispositivos móviles, el trabajo reaccionario se filtra en cada apertura de nuestro tiempo –paseos entre edificios o una hora libre que resulta de una reunión cancelada–. El mayor error que cometemos es priorizar el trabajo por reacción por encima de todo lo demás.

La planificación del trabajo es en tener la forma de la programación adecuada, nos puede ayudar a minimizar la atracción gravitatoria de un trabajo realizado por reacción. Del mismo modo, el trabajo de procedimiento puede ayudarnos a identificar las cosas que deberían ser objeto de delegación, lo que reduce nuestro flujo de trabajo reaccionario.

Inseguridad en el trabajo

Debe ser compartimentada en períodos designados de tiempo cada día (o cada pocos días si nosotros estamos lo suficientemente disciplinados para gestionarlo).

Quizás asignemos 30 minutos al final de cada día para ejecutar a través de la totalidad de nuestro trabajo sobre la inseguridad a la vez, es decir, comprobar las estadísticas, ¿cuántos impactos recibió nuestro blog? ¿Cuántos seguidores hemos ganado?, en términos de redes sociales, pero esto lo podemos trasladar también a mensajes recibidos tanto profesionales como personales, por lo que calmémonos un poco.

Trabajo de planificación

Es, para la mayoría de nosotros, también circunstancial. Lo hacemos cuando nos quedamos atascados, en lugar de ser proactivos. Pero si nosotros creemos que la organización es, de hecho, una ventaja competitiva (como nosotros), es necesario asignar tiempo para planificar el trabajo y aprender métodos para optimizarlo.

Aprovechemos los sistemas existentes, pero luego los personalizamos. Después de todo, haciendo nuestra marca en nuestra atracción dentro del sistema, que, a su vez, engendraremos la lealtad necesaria para seguir con ese sistema el tiempo suficiente para lograr los resultados que queremos obtener.

Todos los trabajos no son iguales. Tratemos de trabajar con la conciencia sobre la clase de trabajo que estamos haciendo, y cómo estamos ayudando (o limitando) nuestro progreso.

«Si alguien puede hacerte reaccionar, te está controlando.

Sólo te pueden controlar si lo permites»

John Roger

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Transmisor de confianza, honestidad y transparencia hacia el proveedor-cliente interno y externo, con habilidad para win to win, B2B, experiencia en el campo de responsable y dirección en Compras, Supply Chain MRO, S&OP contratación Servicios Generales. Máster en Marketing, distribución y consumo (Marketing y logística) por la UB. Graduado en Ciencias Empresariales con Comercio Exterior ( Graduado en Empresa Internacional) por la UB.